Entscheidet sich ein Unternehmer für die sogenannte Soll-Besteuerung, entsteht die Umsatzsteuer in dem Moment, wenn dem Kunden die Leistung in Rechnung gestellt wurde.
Bei der Ist-Besteuerung muss die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt abgeführt werden, wenn der Unternehmer den Betrag von seinem Kunden erhalten hat.
Zahlt der Unternehmen selbst Umsatzsteuer für Warenlieferungen oder Dienstleistungen an die Dritte, werden diese Umsatzsteuerbeträge als Vorsteuer bezeichnet. In diesem Fall kann der Unternehmer die Vorsteuer mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen. So muss er nur noch die Differenz zwischen der vereinnahmten Umsatzsteuer und den Vorsteuern an den Fiskus bezahlen
Ein Unternehmer kauft im Januar einen Lieferwagen für 15.000 € zuzüglich 2.850 € Umsatzsteuer (19 %), was als Vorsteuer zu werten ist. Von seinen Kunden bekommt er im Januar für Warenlieferungen 25.000 € zuzüglich 4.750 € Umsatzsteuer überwiesen. Jetzt darf der Unternehmer die Vorsteuer in Höhe von 2.850 € von der Umsatzsteuer in Höhe von 4.750 € abziehen. Es ergibt sich eine Umsatzsteuerzahllast von 1.900 €, die er noch ans Finanzamt bezahlen muss.
Es ist die Aufgabe des Unternehmers, die Umsatzsteuerzahllast korrekt zu ermitteln und fristgerecht eine entsprechende Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen. Es hängt von der Umsatzhöhe des Unternehmens ab, ob es die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich, quartalsmäßig oder nach Jahresablauf abgeben muss.
Wenn es sich bei einem Unternehmer um einen Kleinunternehmer handelt, kann er eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht beantragen. Dabei handelt es sich um einen Kleinunternehmer, wenn der Vorjahresumsatz unter 17.500 € lag und im laufenden Jahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Kleinunternehmer dürfen in den Rechnungen der Kunden keine Umsatzsteuern ausweisen, gleichzeitig dürfen Sie aber auch keine Vorsteuern abziehen.