Wichtig zu wissen ist, dass die Instandhaltungs- und Instandsetzungspflicht von der Modernisierung und baulichen Veränderung abgegrenzt werden müssen:
Bei Immobilien fallen laufend Instandhaltungsmaßnahmen an und es können jederzeit unerwartete Reparaturmaßnahmen notwendig werden.
Deshalb gehört es zur ordnungsgemäßen Verwaltung, eine angemessene Instandhaltungsrücklage anzusparen (§ 21 Abs. V Nr. 4 WEG). Diese Instandhaltungsrücklage soll sicherstellen, dass die Instandhaltungspflicht finanziell erfüllt werden kann. Durch die Rücklage sollen Liquiditätsengpässe und der Verfall der Immobilie vermieden werden.
Eine Instandhaltungsrücklage ist zwar nicht verpflichtend, allerdings kann jeder Wohnungseigentümer als Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung den Aufbau einer Rücklage einfordern. Wie hoch die Rücklage ausfällt, richtet sich danach, was ein verständiger, vorausschauender Wohnungseigentümer für die Instandhaltung normalerweise ansetzen würde. Deshalb fällt die Instandhaltungsrücklage bei Neubauten in der Regel niedriger aus als bei Altbauten.
Für die Nutzung der Instandhaltungsrücklage gelten verschiedene Regeln. So können die Wohnungseigentümer entscheiden, in welcher Form Rücklagen beschlossen werden oder ob die Rücklage vollständig oder nur teilweise für die Instandhaltungsmaßnahmen verwendet wird. Da kein Anspruch auf eine vollständige Ausschöpfung der Rücklage besteht, kann die Eigentümergemeinschaft auch entscheiden, einen Teil der Instandhaltungsmaßnahmen über eine Sonderumlage zu finanzieren.Die Rücklage für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen gilt dabei als zweckbestimmt, sodass ein Wohnungseigentümer nicht die Auszahlung seines Anteils einfordern kann, selbst wenn er seine Eigentumswohnung verkauft. Die gesamte Rücklage gehört mit ihrem Ansparen zum Verwaltungsvermögen der Eigentümergemeinschaft und geht mit dem Eigentumswohnungsverkauf auf den Käufer über.