Die Kosten des Sondereigentums, die eine spezielle Eigentumswohnung betreffen, muss jeder Eigentümer selbst tragen. Dazu gehören die Kosten für die Grundsteuer und für den eigenen Wasser-, Strom-, Öl- oder Gasverbrauch. Nach der Heizkostenverordnung müssen für eine genaue Jahresabrechnung in den einzelnen Wohnungen Geräte zur Verbrauchserfassung installiert werden, um den tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Wohnungseigentümer zu ermitteln.
Darüber hinaus muss der Wohnungseigentümer die „Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, Verwaltung und des gemeinschaftlichen Gebrauchs des Gemeinschaftseigentums nach dem Verhältnis seiner Anteile“ (§ 16 II WEG) übernehmen. Sowohl die Kosten des Sondereigentums als auch die laufenden Bewirtschaftungskosten werden in der Jahresabrechnung dargestellt und aufgeteilt.
Bei den laufenden Bewirtschaftungskosten handelt es sich in erster Linie um die Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV, wenn sie das gemeinschaftliche Eigentum betreffen. Dazu können beispielsweise Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gartenpflege und Versicherungen gehören. Diese Betriebskosten können vom Eigentümer auf den Mieter umgelegt werde, wenn die Wohnung vermietet ist.
Ist ein Eigentümer mit der Jahresabrechnung nicht einverstanden, kann er gegen den Genehmigungsbeschluss der Eigentümergemeinschaft innerhalb eines Monats durch Anfechtungsklage beim zuständigen Amtsgericht vorgehen (§ 46 WEG). Ist die 1-Monats-Frist abgelaufen, gilt die Abrechnung als bestandskräftig.
Zu den Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums zählen außerdem auch Instandhaltungsrücklagen und Sonderumlagen.
Damit gewährleistet werden kann, dass alle Eigentümer ihren Anteil an den Kosten wirklich tragen, müssen in der Regel alle Wohnungseigentümer ein monatliches Hausgeld bezahlen, das auch Wohngeld genannt wird. Das Hausgeld wird von der Verwaltung im Voraus für das Folgejahr berechnet, indem die letzte Jahresabrechnung herangezogen wird.
Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt die Hausverwaltung die Abrechnung, die den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und alle Einnahmen und Ausgaben zeitlich und nach Sachgruppen geordnet darlegen muss. Anschließend lässt die Verwaltung die Abrechnung in der Eigentümerversammlung genehmigen. Hierfür genügt ein Mehrheitsbeschluss.
Während die Abschreibung in der Regel 2 oder 2,5 % jährlich der Anschaffungs- oder Herstellungskosten beträgt, können Aufwendungen für Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen im Veranlagungszeitraum, in dem sie zu bezahlen waren, vollständig als Werbungskosten abgezogen werden.
Dafür muss die Jahresabrechnung in Form einer reinen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorliegen. Laut Zu- und Abflussprinzip wird in der Abrechnung alles aufgelistet, was im Wirtschaftsjahr eingenommen und ausgegeben wurde. Dabei muss bei jeder einzelnen Kostenposition erkennbar sein, nach welchem Kostenverteilungsschlüssel sie gehandhabt wurde, wie Wohnfläche oder Personenzahl. Für eine bessere Nachvollziehbarkeit besteht die Jahresabrechnung aus einer Gesamtabrechnung und aus Einzelabrechnungen für jeden Eigentümer. Aus der Einzelabrechnung gehen die Kosten für die jeweilige Wohnung hervor, die durch den jeweiligen Umlageschlüssel ermittelt wurden. Zusätzlich zu der Einzelabrechnung bekommt jeder Eigentümer seine Heizkostenabrechnung.
Ist ein Eigentümer mit der Jahresabrechnung nicht einverstanden, kann er gegen den Genehmigungsbeschluss der Eigentümergemeinschaft innerhalb eines Monats durch Anfechtungsklage beim zuständigen Amtsgericht vorgehen (§ 46 WEG). Ist die 1-Monats-Frist abgelaufen, gilt die Abrechnung als bestandskräftig.